SEM 47 — Analyser les processus d’une organisation aux métiers multiples

Présentation de l’entreprise

SEM 47 est une société d’économie mixte intervenant notamment dans l’accompagnement et la gestion d’opérations pour les collectivités territoriales.

Ses activités reposent sur la coordination de plusieurs métiers, la gestion de dossiers complexes, le traitement de documents administratifs, financiers et techniques et la circulation d’informations entre différents services.

Contexte du diagnostic

Le fonctionnement d’une telle organisation implique de nombreux échanges entre les équipes, plusieurs logiciels spécialisés et des documents qui circulent d’un service à l’autre.

L’enjeu du diagnostic était d’étudier comment simplifier certaines opérations administratives et documentaires sans bouleverser les outils déjà utilisés ni supprimer les validations nécessaires.

Intervention réalisée par Pegasus

Pegasus a préparé l’intervention avec la direction et les interlocuteurs référents.

Une équipe de consultants et un expert technique sont ensuite intervenus pendant deux journées dans l’entreprise.

Ils ont rencontré différents services, analysé les processus opérationnels et administratifs, étudié les flux documentaires et identifié les tâches manuelles répétitives.

Le travail a également porté sur la faisabilité technique des automatisations envisagées et sur leur articulation avec les logiciels existants.

Domaines analysés

• Gestion et circulation des documents.

• Réutilisation d’informations entre plusieurs supports.

• Production de documents administratifs.

• Organisation de certains suivis et relances.

• Coordination entre services.

• Possibilités d’intégration avec les outils existants.

Travail de restitution

Pegasus a produit un rapport détaillé de diagnostic, présentant les constats, les opportunités identifiées, les contraintes techniques et une feuille de route de transformation progressive.

Le rapport a permis de distinguer les projets structurants des automatisations plus ciblées.

Notre approche

Un diagnostic ne consiste pas à proposer de l’IA au hasard. Il consiste d’abord à comprendre comment une organisation fonctionne, service par service, pour construire des recommandations réalistes.